Versenden von E-Mails an E-Mailverteiler

Mithilfe von E-Mails lassen sich schnell Informationen mit vielen weiteren Personen teilen, weshalb die Verbreitung von Nachrichten über E-Mailverteiler weit verbreitet ist. So werden beispielsweise in Vereinen Gruppen über Veranstaltungen informiert oder das Vereinsgeschehen mitgeteilt. Dabei sind allerdings einige Dinge zu beachten, die in diesem Artikel behandelt werden.

Wann eine Person in einen E-Mailverteiler aufgenommen werden darf und was beim Versenden von Newslettern zu beachten ist, wurde bereits im Artikel „Newsletter“ erklärt. Dieser Artikel beschäftigt sich daher mit der technischen Umsetzung, sodass die E-Mails datenschutzkonform versendet werden können.

Wird eine E-Mail versendet, so können alle Empfänger der E-Mail sehen, an wen die E-Mail versendet wurde. Dies ist bei E-Mailverteilern insofern problematisch, dass E-Mail-Adressen, die einer bestimmten natürlichen Person zugeordnet werden können, ein personenbezogenes Datum darstellen. Diese personenbezogenen Daten dürfen nur dann übermittelt werden, wenn eine Einwilligung in diese Übermittlung besteht. Das bedeutet, dass von jeder Person die Einwilligung eingeholt werden müsste, sobald sie sichtbar als Empfänger in der Mailingliste erkennbar ist. Diese Einwilligung muss nicht zwingend schriftlich erfolgen, sollte aber nachhaltbar sein. Dieses Verfahren kann beispielsweise in kleinen Gruppen angewandt werden, in der sich alle Adressaten untereinander kennen und auch die Kommunikation untereinander gewünscht ist. Sollte allerdings jemand neues aufgenommen werden, so wäre jedes Mal wieder eine Einwilligung erforderlich. Ebenfalls kann eine Einwilligung auch jederzeit widerrufen werden, weshalb dieses Verfahren sehr aufwändig ist.

Daher gibt es weitere Möglichkeiten, E-Mails datenschutzkonform zu versenden. Die erste Möglichkeit stellt die Verwendung einer Mailinglistensoftware dar. Damit können E-Mails versendet werden, ohne dass die anderen E-Mail-Empfänger die anderen Adressen einsehen können. Meist ist das An- und Abmelden von diesen Verteilern durch die betroffene Person selbst möglich.

Weiterhin kann auch die Bcc-Funktion (BlindCarbonCopy) genutzt werden. Insbesondere, da die Installation und der Betrieb von Mailinglistensoftware IT-Ressourcen benötigt und eventuell Geld kostet, kann auch die Bcc-Funktion verwendet werden und stellt damit eine kostenlose und einfache Funktion zum datenschutzkonformen Versenden der E-Mails dar. Alle E-Mail-Empfänger, die verborgen werden sollen, werden dabei in das „Bcc“-Feld eingetragen. Als Empfänger wählt man am besten die eigene Absenderadresse. Damit können die administrativ aufwendigen Einwilligungen vermieden werden.

Wichtig ist allerdings, dass es hierbei nur um das Versenden von E-Mails an Personen geht, die der Verarbeitung ihrer personenbezogenen Daten zum Zweck des Erhalts von Informationen per Mail zugestimmt haben. Die Nutzung der Bcc-Funktion oder einer Mailinglistensoftware ersetzt nicht diese Einwilligung. Weitere Hinweise dazu gibt es im Artikel über Newsletter.