Nennung der Kontaktdaten des Datenschutzbauftragten

Wie bereits im letzten Blogpost zur Benennung eines Datenschutzbeauftragten erwähnt, besteht eine Verpflichtung zur Mitteilung und Veröffentlichung der Kontaktdaten des Datenschutzbeauftragten, um eine einfache Kontaktaufnahme zu gewährleisten. In diesem Post wird erläutert, in welchen Fällen diese Kontaktdaten genannt werden müssen.

Die DSGVO legt nicht fest, welche Daten unter die Kontaktdaten fallen. Es wird empfohlen, die Adresse, Telefonnummer, E-Mail-Adresse und ggf. weitere Kontaktmöglichkeiten zu veröffentlichen, um eine einfache Kontaktaufnahme zu ermöglichen. Diese Kontaktdaten müssen sowohl für außenstehende Personen als auch intern zugänglich sein, allerdings gibt die DSGVO noch weitere Fälle an, in denen die Kontaktdaten der Datenschutzbeauftragten genannt bzw. bekannt gegeben werden müssen.

• 13 Abs. 1 b) DSGVO: Die Kontaktdaten müssen bei der Information der betroffenen Person bei der Erhebung von personenbezogenen Daten bei der Person selbst genannt werden.
• 13 Abs. 1 b) JI-RL: Ebenfalls sind die Kontaktdaten bei den zur Verfügung zu stellenden oder zu erteilenden Informationen der betroffenen Personen zu nennen.
• 14 Abs. 1 b) DSGVO: Dies gilt ebenfalls, bei der Information der betroffenen Person bei der Erhebung von personenbezogenen Daten bei Dritten.
• 30 Abs. 1 a), Abs. 2a) DSGVO: Die Kontaktdaten sind auch im Verarbeitungsverzeichnis des Verantwortlichen anzugeben.
• 33 Abs. 3 b) DSGVO: Der Name und die dazu gehörigen Kontaktdaten des Datenschutzbeauftragten müssen der Aufsichtsbehörde bei Verletzungen des Schutzes perosnenbezogener Daten mitgeteilt werden.
• 36 Abs. 3 d) DSGVO: Die Kontaktdaten müssen auch bei einer Konsultation im Sinne von Artikel 35 DS-GVO der Aufsichtsbehörde mitgeteilt werden.
• 37 Abs. 7 DSGVO: Als letzten Fall müssen die Kontaktdaten durch den Verantwortlichen veröffentlicht werden und der Aufsichtsbehörde mitgeteilt werden.

Insgesamt ist es also hilfreich, die Kontaktdaten des Datenschutzbeauftragten klar und transparent zu kommunizieren und eine Kontaktaufnahme so leicht wie möglich zu gestalten. Dies ist allein schon dadurch gegeben, dass datenschutzrechtliche Anfragen meist firstgerecht bearbeitet werden müssen und dies durch klare (interne) Strukturen enorm vereinfacht wird.