Auskunftspflicht

Im letzten Blogeintrag ging es um Datenschutz im Verein, in dem bereits erstmals die Auskunftspflicht angeschnitten wurde, was nun in diesem Artikel weiter vertieft und erläutert werden soll. Der Verein bzw. allgemein die verantwortliche Stelle sollte eine Übersicht über die gespeicherten und verarbeiteten Daten haben, sowie einen festgelegten Ablauf bzw. Prozess festlegen, wie mit der Geltendmachung von Betroffenenrechten umgegangen wird, da auch hier gesetzliche Fristen eingehalten werden müssen und diese Maßnahmen eine schnelle und angemessene Reaktion gewährleisten können.

Generell gilt, dass jede Person von einem Verein bzw. der verantwortlichen Stelle eine Auskunft über die dort gespeicherten personenbezogenen Daten verlangen kann, da nach Artikel 15 DSGVO ein Auskunftsrecht besteht. Betroffene Personen können mit einem formlosen Antrag und ohne eine Begründung vom Verein bzw. der verantwortlichen Stelle Auskunft verlangen.

Sollten zu dieser Person keine Daten gespeichert oder verarbeitet sein, wird dies mit einer Negativauskunft mitgeteilt. Hier empfiehlt es sich, noch etwas detaillierter darauf einzugehen, beispielsweise zu sagen, dass bis zum Zeitpunkt der Anfrage kein Datensatz der betroffenen Person vorhanden war und dies zu dem Schluss führt, dass keine Daten über den Antragssteller vorliegen.

Sind zu dieser Person Daten gespeichert, muss man dieser Person auf Verlangen Auskunft über diese Daten geben und dabei insbesondere über die Verarbeitungszwecke, die Kategorien personenbezogener Daten, die Empfänger eben dieser Daten, die geplante Speicherdauer, das Bestehen eines Rechts auf Berichtigung oder Löschung oder Einschränkung der Verarbeitung durch den Verantwortlichen oder eines Widerspruchrechts gegen diese Verarbeitung, das Bestehen eines Beschwerderechts bei der Aufsichtsbehörde und die Herkunft der Daten, falls sie nicht direkt bei der betroffenen Person erhoben wurden, informieren.

Diese Auskunft erfolgt in der Regel schriftlich, kann aber auch in anderen Formen, bspw. elektronisch, erfolgen. Dabei ist es wichtig, dass die Auskunft eine verständliche, transparente und leicht zugängliche Form hat. Zudem ist diese Auskunft i.d.R. unentgeltlich, lediglich falls bspw. zusätzliche Kopien vom Antragssteller benötigt werden, darf ein angemessenes Entgelt verlangt werden, die Auskunft an sich muss allerdings ohne Kosten für den Antragssteller ermöglicht werden.

Wie bereits genannt, bestehen Fristen, wann die Auskunftserteilungen erfolgen müssen. Gemäß Artikel 12 Abs. 3 DSGVO müssen Auskunftserteilungen unverzüglich erfolgen, spätestens aber innerhalb eines Monats. Lediglich in begründeten Ausnahmefällen kann diese Frist überschritten werden, allerdings muss die betroffene Person noch innerhalb dieser Frist darüber informiert werden.

Daher ist es sinnvoll, feste Abläufe für solche Anfragen festzulegen, damit klar ist, wie mit diesen Anfragen umgegangen werden soll, damit der Verein bzw. die verantwortliche Stelle der Auskunftspflicht im vollen Umfang nachkommen kann.